PENGERTIAN
Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan
arsip secara
sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah
direncanakan.
termasuk proses
penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip
dengan cara yang
sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat
ditemukan bila
diperlukan.
TUJUAN PEMBERKASAN
ARSIP
1. KETEPATAN
DAN KECEPATAN DALAM PENEMUAN KEMBALI
2. MENGANTISIPASI
ADANYA DOKUMEN YANG HILANG
3. EFISIENSI
DALAM PENGGUNAAN RUANGAN DAN PERALATAN
4. MEMPERMUDAH
DALAM PENYUSUTAN
Pengertian
Sistem Pemberkasan Abjad
Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad mulai dari A – Z, dari kata tangkap nama baik itu nama orang maupun nama badan atau organisasi.
Sistem Pemberkasan Berdasar Abjad :
1.Nama orang
2.Nama badan atau lembaga
PERALATAN
1. Filing Cabinet
2. Folder
3. Roll Opact (rak bergerak)
4. Sekat (Guide)
Aturan Pelabelan
1. Pengetikan dimulai dengan menyamakan jarak yaitu 1 garis spasi dari sisi kiri
2. Jika digunakan label rangkap dengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label.
3. Judul dibuat dari salah satu nama sebenarnya (straight order) atau dilakukan pembalikan nama (indexing order)
4. Jika digunakan label rangkapdengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label.
Penempatan Arsip
Adalah kegiatan penempatan arsip di laci file atau rak file. Caranya dengan memasukkan arsip ke dalam folder dengan meletakkan bagian arsip di posisi sebelah kiri. Di dalam folder individual arsip diletakkan berdasarkan urutan tanggal, tanggal terbaru di bagian depan.
Penemuan kembali arsip
1. Pencarian
2. Pengeluaran arsip dari rak
3. Penulisan di sarana peminjaman
4. Pengembalian
INDEKS
Indeks yaitu suatu tanda pengenal berkas/judul berkas
Fungsi:
Membedakan antara berkas yang satu dengan lainnya, mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip.
Aturan mengindeks
Dasar untuk menentukan ketepatan mengindeks :
1. Nama yang paling penting
2. Pada korespondensi, nama kepala surat yang paling tepat diindeks
3. Jika nama instansi dan penandatangan surat sama pentingnya, maka nama instansi yang dijadikan indeks
4. Pada surat yang tidak berkepala surat, akan lebih baik diberi indeks dengan nama penandatangan surat
5. Pada surat keluar, nama yang paling penting adalah nama yang dikirim atau dituju
6. Pada surat keluar untuk perorangan, untuk nama si alamat yang terpenting sebaiknya digunakan sebagai indeks
7. Jika masalah khusus akan digunakan dalam pemberkasan harus disertai nama instansi dan nama individualnya
8. Jika nama atau masalah di dalam surat yang dianggap penting, maka itu yang diindeks
Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad mulai dari A – Z, dari kata tangkap nama baik itu nama orang maupun nama badan atau organisasi.
Sistem Pemberkasan Berdasar Abjad :
1.Nama orang
2.Nama badan atau lembaga
PERALATAN
1. Filing Cabinet
2. Folder
3. Roll Opact (rak bergerak)
4. Sekat (Guide)
Aturan Pelabelan
1. Pengetikan dimulai dengan menyamakan jarak yaitu 1 garis spasi dari sisi kiri
2. Jika digunakan label rangkap dengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label.
3. Judul dibuat dari salah satu nama sebenarnya (straight order) atau dilakukan pembalikan nama (indexing order)
4. Jika digunakan label rangkapdengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label.
Penempatan Arsip
Adalah kegiatan penempatan arsip di laci file atau rak file. Caranya dengan memasukkan arsip ke dalam folder dengan meletakkan bagian arsip di posisi sebelah kiri. Di dalam folder individual arsip diletakkan berdasarkan urutan tanggal, tanggal terbaru di bagian depan.
Penemuan kembali arsip
1. Pencarian
2. Pengeluaran arsip dari rak
3. Penulisan di sarana peminjaman
4. Pengembalian
INDEKS
Indeks yaitu suatu tanda pengenal berkas/judul berkas
Fungsi:
Membedakan antara berkas yang satu dengan lainnya, mempermudah dalam penemuan dan penyimpanan arsip.
Aturan mengindeks
Dasar untuk menentukan ketepatan mengindeks :
1. Nama yang paling penting
2. Pada korespondensi, nama kepala surat yang paling tepat diindeks
3. Jika nama instansi dan penandatangan surat sama pentingnya, maka nama instansi yang dijadikan indeks
4. Pada surat yang tidak berkepala surat, akan lebih baik diberi indeks dengan nama penandatangan surat
5. Pada surat keluar, nama yang paling penting adalah nama yang dikirim atau dituju
6. Pada surat keluar untuk perorangan, untuk nama si alamat yang terpenting sebaiknya digunakan sebagai indeks
7. Jika masalah khusus akan digunakan dalam pemberkasan harus disertai nama instansi dan nama individualnya
8. Jika nama atau masalah di dalam surat yang dianggap penting, maka itu yang diindeks
